Quelle procédure pour changer de mutuelle d’entreprise ?

Plusieurs évènements dans la vie d’une entreprise peuvent l’amener à remettre en question le contrat collectif de mutuelle souscrit pour son personnel. Si elle peut résilier son contrat actuel au profit d’un nouveau, elle doit tout de même respecter une procédure particulière. La voici détaillée.

Les principes de la mutuelle d’entreprise

La mutuelle santé est un contrat d’assurance qui vient compléter la prise en charge du régime obligatoire de la Sécurité Sociale. Depuis la mise en place de l’Accord national interprofessionnel en 2016 (ANI), tout salarié du secteur privé et d’associations à but non lucratif, sans distinction d’ancienneté, d’âge, de poste ou de rémunération, doit être couvert par une mutuelle santé d’entreprise. Notons toutefois que quelques employés au profil plus particulier peuvent préférer opter pour un contrat individuel. Il s’agira notamment des salariés en contrat à durée déterminée, des apprentis, des salariés à temps partiel ou non complet, des salariés bénéficiaires  de la Complémentaire Santé Solidaire (CSS ex CMU), ou encore des salariés couverts par un autre régime obligatoire, comme par exemple ceux qui profitent déjà de la mutuelle collective d’entreprise de leur conjoint.

Si l’employé est dans l’obligation d’y souscrire, l’employeur a trois obligations à respecter : celle de proposer le contrat de mutuelle collective à l’ensemble de son personnel, celle de prendre en charge au moins 50 % de la cotisation qui revient à chaque salarié, et jusqu’à 100 % s’il le souhaite, et enfin celle de respecter un panier de soins minimal imposé pour que chaque assuré dispose d’un accès équitable aux soins essentiels. Le panier de soins minimal doit intégrer au moins les prises en charge suivantes :

• L’intégralité du ticket modérateur (soit le reste à charge après prise en charge par la Sécurité sociale) sur les consultations, les actes et les prestations remboursables par l’Assurance maladie. Sont exclus les cures thermales, l’homéopathie, et les médicaments remboursés à 35 ou à 15 %;
• La totalité du forfait journalier hospitalier, soit 20 € par jour en hôpital ou clinique, et 15 € par jour au service psychiatrique d’un établissement de santé, et ce sans limitation de durée. En revanche, sont exclus du panier minimal de soins les frais d’hébergement et de restauration à l’hôpital. Notons également que les établissements médico-sociaux et les établissements accueillant des personnes âgées sont exclus de cette obligation de prise en charge;
• Les frais dentaires de prothèses et d’orthopédie dento-faciale à hauteur de 125 % du tarif conventionnel, soit dit encore du tarif de base de remboursement de la Sécurité sociale (BRSS);
• Les frais d’optique forfaitaires par période de 2 ans (annuellement pour les enfants ou en cas d’évolution de la vue), avec un minimum de prise en charge de 100 € pour des verres simples avec monture, de 150 € pour la combinaison de verres simples et de verres complexes avec monture, et enfin de 200 € pour des verres complexes avec monture. Les lentilles sont exclues du panier minimal.

Pourquoi envisager de changer de mutuelle d’entreprise ?

La vie de l’entreprise évolue au fil du temps. Certaines entreprises vont prendre de l’ampleur, augmenter leur chiffre d’affaires, recruter de nouveaux profils, élargir et développer de nouvelles activités, évoluer vers de nouvelles ambitions selon la demande ou les enjeux fixés, ou à l’inverse connaître des baisses d’activité. Le contrat de mutuelle souscrit peut donc ne plus être en adéquation avec les besoins exprimés du personnel, ou bien avec les finances de l’entreprise.

• De nouvelles activités : Si l’entreprise développe de nouvelles activités, elle peut devoir recruter du personnel répondant à un nouveau niveau de qualification. Elle peut alors voir son statut évoluer, de TPE à PME, de PME à ETI, de ETI à SA, et inversement, et devoir alors répondre à une nouvelle réglementation, qui impacte évidemment toute la vie de l’entreprise, sa gestion, ses finances. Elle peut devoir se conformer à une nouvelle convention collective qui ne la concernait pas jusqu’alors. Les conventions collectives apportent généralement des dispositions plus favorables aux salariés que ce que prévoit le Code du travail, et peuvent donc imposer par exemple à l’employeur un pourcentage de prise en charge du contrat de mutuelle santé au-delà de 50 %;
• Une évolution du chiffre d’affaires : La budgétisation est au cœur de la vie de l’entreprise, et de sa pérennité. Si le chiffre d’affaires évolue à la hausse, l’employeur peut dédier un budget plus conséquent à la mutuelle d’entreprise, ou se trouver dans l’obligation de le réduire si le chiffre d’affaires diminue;
• Les souhaits du personnel : Dans un contexte d’inflation et de baisse du pouvoir d’achat, la mutuelle est aujourd’hui un réel atout de recrutement, comme de fidélisation du personnel. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, si elle connaît un fort turn-over, ou bien selon l’âge moyen des employés, et donc leur situation familiale, les attentes ne seront pas les mêmes. Un très bon contrat de mutuelle peut être extrêmement apprécié par le personnel, notamment quand les ayants droits peuvent en profiter également. Il est donc recommandé de questionner la satisfaction et les attentes du personnel quant au contrat de mutuelle en cours, et éventuellement opérer des changements;
• Un absentéisme à résorber : Les contrats de mutuelle répondant simplement aux obligations légales n’intègrent pas de prises en charge des soins de médecine douce ou alternative. Or, s’ils sont plus onéreux, n’oublions pas que les soins préventifs évitent parfois de recourir aux soins curatifs, donc participent à éviter les arrêts de travail, et à favoriser le bien-être du personnel. C’est une méthode pour lutter contre un trop fort absentéisme;
• Une forte augmentation des cotisations : Chaque année, la compagnie d’assurance applique des frais qui peuvent parfois largement augmenter, et ainsi venir remettre en question la compétitivité du contrat. L’employeur peut décider de résilier le contrat s’il estime que l’augmentation est trop lourde à assumer.

Aussi, pour ces raisons et pour bien d’autres encore, l’entreprise peut être amenée à requestionner le contrat souscrit, et vouloir réétudier les garanties souscrites, le panier de soins, la prise en charge, les possibilités d’intégrer les ayants droits au contrat.

Comment changer de mutuelle d’entreprise ?

Commençons par un premier point important : le salarié ne peut pas résilier son contrat de mutuelle d’entreprise, sauf en cas de démission, de licenciement, de fin de contrat de travail, ou de départ en retraite. Nous nous plaçons donc ici depuis le prisme de l’employeur qui a la main sur le contrat collectif souscrit pour son entreprise.

Depuis 2020 et l’entrée en vigueur de la loi sur la résiliation infra-annuelle de la mutuelle santé, l’entreprise peut résilier le contrat de mutuelle collective souscrit à tout moment, sans justification particulière, à compter du début du 13^ème mois de souscription, autrement dit après la première année d’engagement. Précisons bien toutefois que la mutuelle d’entreprise étant obligatoire, l’employeur devra souscrire un nouveau contrat avant de résilier celui en cours. Voici la procédure à suivre pour changer de contrat de mutuelle d’entreprise :

• Suivre l’accord collectif ou l’accord de branche : Avant d’envisager d’opérer des changements, il est obligatoire pour l’employeur de se conformer aux exigences du ou des accords dans lesquels l’entreprise s’inscrit;
• Entamer des négociations avec les représentants du personnel : C’est évidemment une décision sensible, la mutuelle d’entreprise étant un réel élément de salaire, mêlant la vie privée du personnel aux décisions de l’entreprise. Il convient donc d’étudier les besoins, les attentes, les impondérables, et de ne pas faire un choix en catimini qui serait assurément décrié. C’est le genre de sujet qui met en jeu la paix sociale au sein de l’entreprise;
• Choisir le nouveau contrat : Il faut se lancer dans une analyse réelle des besoins selon le profil type des employés, selon les activités de l’entreprise, et selon ses capacités. Le contrat devra impérativement respecter l’ANI. Une fois les quelques offres similaires analysées, le choix peut se faire, et le nouveau contrat être souscrit;
• Respecter le préavis de résiliation du contrat d’assurance en cours : L’entreprise doit respecter un préavis de 3 mois durant lequel le contrat court toujours, et les cotisations restent dues. La résiliation se demande par courrier recommandé avec accusé de réception. Le pli transmis doit intégrer le nouveau contrat stipulant l’engagement de l’entreprise, daté et signé;
• Informer le personnel : L’ensemble des éléments doit leur être transmis, comme une note précisant les raisons du changement, le nouveau contrat souscrit et les garanties incluses, le coût de la cotisation détaillé avec la part prise en charge par l’employeur et celle restant à la charge de l’employé, la date de prise d’effet, et la tenue à disposition du référent Ressources Humaines en cas de questionnement.

A la date prévue, le nouveau contrat s’enclenche, et l’ancien s’interrompt. L’assureur qui reçoit la demande de résiliation a l’obligation de communiquer à l’entreprise un avis de résiliation avec la date de rupture du contrat d’assurance en cours.

Comment choisir un contrat de mutuelle d’entreprise compétitif ?

Le coût moyen d’une mutuelle collective d’entreprise peut débuter à 15 €, et grimper jusqu’à 150 € par mois et par employé, coût qui sera partagé ensuite entre l’employeur et l’employé, sauf si l’employeur décide de prendre 100 % en charge la cotisation. Pourquoi tant d’écart ? Evidemment, parce que le coût appliqué au contrat dépendra d’une multitude de paramètres, comme par exemple, de manière non-exhaustive :

• L’âge moyen du personnel assuré;
• Le nombre de salariés, donc le nombre d’assurés, qui, plus il est important, plus il abaisse le montant de la cotisation sur chaque contrat;
• Le panier de soins choisi;
• Le niveau de couverture choisi (la formule);
• Les renforts ajoutés selon les fragilités des assurés, et leurs besoins ou envies;
• La souscription, ou non, du président;
• La durée des délais de carence;
• La région, où les dépassements d’honoraires sont plus ou moins élevés;
• Les frais répercutés sur la cotisation (frais de liquidation, frais d’administration, frais d’acquisition);
• La taxe de solidarité de la Complémentaire Santé Solidaire (CSS) et la Taxe sur les Conventions d’Assurance (TCA) auxquels sont soumis l’ensemble des contrats d’assurance;
• L’évolution globale des tarifs des soins.

Pour profiter de tarifs avantageux ou du moins d’un très bon rapport qualité/prix, mieux vaudra engager une vraie étude de devis, pour souscrire au plus compétitif, et espérer faire jouer la concurrence. Pour ce faire, il est possible de s’aider d’un comparateur en ligne, gratuit et sans engagement, qui dressera un panel de devis correspondant à la recherche et au besoin exprimé.

Egalement, faire appel à un courtier est une démarche souvent salvatrice. Faire appel à un courtier en mutuelle d’entreprise, c’est faire intervenir un professionnel des assurances comme intermédiaire dans la négociation du contrat groupé de mutuelle, à la précision près qu’il agira mandaté par l’employeur, et c’est là qu’est toute sa plus-value : il défendra les intérêts de l’entreprise, en totale indépendance de statut vis-à-vis des organismes d’assurance. L’entreprise pourra ainsi profiter de son expertise technique, gagner du temps en s’affranchissant des démarches les plus chronophages, profiter d’un accompagnement individuel et personnalisé, et gagner de l’argent.